Bericht aanmaken

Je kan een bericht op 3 plekken aanmaken, in een dossier onder de tab 'Berichten', in de tab 'Mijn berichten' in het startscherm of vanuit een willekeurig dossierscherm door op de knop 'Maak opmerking' te klikken.

Berichten maken vanuit de 'Berichten' tab in een dossier

Voor een bericht te maken vanuit de 'Berichten' tab moet je eerst een dossier openen en vervolgens op de tab 'Berichten' klikken'. Wanneer je op de knop 'Nieuw bericht' klikt, opent zich een nieuw scherm waar je je nieuw bericht kunt samenstellen. Voor een bericht te maken moet je volgende gegevens invullen:

Aan (ontvanger)

Hier heb je 3 keuzes (afhankelijk van welke rol je hebt in het dossier):

• Beheerder (of interne behandelaar) hangt af van de rol die jouw account heeft
• Exploitant
• Interne nota

De eerste 2 opties zijn de andere bewerkers van het geselecteerde dossier.
Interne nota is een bericht voor jezelf, waar je dan info kan inzetten over het dossier die je later eventueel nog nodig hebt, of je kan dit gebruikern als TODO's die je niet als taak kunt aanmaken. Dit is een soort van notaboekje voor jezelf.

Onderwerp

Hier vul je het onderwerp van het bericht in

Bericht

Hier vul je je bericht in, je kan de tekst eventueel opmaken met de werkbalk die je boven het tekstveld kan vinden. Ook is het mogelijk om tekst te plakken in dit tekstveld.

Let wel op met tekst die je van een webpagina kopieert. Hier kunnen namelijk onzichtbare tekens inzitten die soms errors kunnen veroorzaken in het bericht. Indien dit het geval is kan je best een mail naar support@certeso.com sturen, met het dossiernummer en het onderwerp van het bericht dat de error veroorzaakt.

Bijlagen (optioneel)

Hier kun je één of meerde bilagen toevoegen aan het bericht. Je kan eendere welke files toevoegen aan een bericht.

Om een bijlage te bekijken moet je deze wel opnieuw downloaden op je laptop of desktop.

Bericht versturen of opslaan

Indien je al bovenstaande gegevens hebt ingevuld zullen de knoppen 'Concept bewaren' en 'Verzenden' klikbaar worden.
Indien je op 'Concept bewaren' klikt, zal je bericht niet verzonden worden maar wordt het wel bewaard concept. Het bericht heeft nu de status 'Concept'. Je kan dit bericht opnieuw openen en verder bewerken. Je kan dit dan later verzenden door het concept opnieuw te openen en dan te verzenden.

Als je een bericht bewaart als concept kan je het onderwerp niet meer wijzigen, al de rest is wel nog editeerbaar.

Antwoorden op berichten

Indien een gebruiker een bericht naar jou heeft gestuurd, kan je hier altijd op antwoorden. Dit doe je door het bericht te selecteren en dan op de knop "Beantwoorden" te klikken. Hierna opent opnieuw het berichten scherm, met het kleine verschil dat het onderwerp en de afzender niet editeerbaar zijn. Dit is automatisch voor jou ingevuld. Je kan dit antwoord ook als concept bewaren, of meteen verzenden. Indien je het meteen verzendt zal er naast het originele bericht een "+" komen te staan, waarmee je dan de antwoorden kan tonen en verbergen. Je kan meerdere malen antwoorden op eenzelfde bericht.

Berichten maken vanuit het startscherm

Je kan ook berichten versturen vanuit het startscherm. Dit doe je door naar de tab 'Mijn berichten' te gaan, en vervolgens op de knop 'Nieuw bericht schrijven' te klikken. Nu opent zich hetzelfde scherm als wanneer je een bericht zou maken in een dossier scherm, met het kleine verschil dat je nu nog een dossier moet selecteren uit de dropdown lijst. Anders ga je het bericht niet kunnen versturen. Eens je een dossier selecteert zal de 'Aan' dropdown selecteerdbaar worden, hier kan je dan de ontvanger kiezen van je bericht.

Berichten maken vanuit een willekeurig dossierscherm

Je kan vanuit de meeste dossierschermen een bericht versturen. Dit doe je door op de knop 'Maak opmerking' te klikken. Wanneer je op de knop klikt opent de DIP een nieuw scherm om een bericht te maken. Hier is het onderwerp al ingevuld (dit is de titel van het dossierscherm), en kan de gebruiker nog extra tekst en uitleg invullen in het bericht veld. Dit wordt vaak door exploitanten gebruikt als deze vragen hebben over een bepaald scherm. Indien er een bericht wordt verstuurd vanuit de 'Maak opmerking' knop, is volgende knop klikbaar in de tab 'berichten' wanneer het bericht wordt aangeklikt. Wanneer je op de knop 'Hoofdstuk openen' klikt, brengt de DIP je meteen naar het scherm waarop het bericht is gemaakt.

Berichten door het wijzigen van de dossierstatus

Wanneer de status van een dossier wijzigt, wordt hierbij ook een bericht gestuurd naar de 'nieuwe' bewerker van het dossier. Bv. als de exploitant het dossier indient, zal er gevraagd worden wat uitleg te geven over wat hij net gedaan heeft, en of hij nog vragen heeft over het dossier. Wanneer de exploitant het dossier dan indient, zal dit bericht worden verstuurd naar de interne behandelaar met een automatisch gegenereerd onderwerp. Dit geldt ook voor wanneer de interne beheerder of behandelaar een dossier weigert, hier wordt dan opnieuw een bericht gemaakt met een automatisch gegenereerd onderwerp, en de dossier beheerder of behandelaar moet dan uitleggen waarom ze de inzending hebben geweigerd zodat de exploitant het dossier beter kan invullen.