Workflow : Nieuw dossier

Dossier aanmaken

De DB maakt een nieuw dossier aan. Het dossier heeft nu de status "Nieuw" en is bewerkbaar door de brandweer

Interne behandelaar Toewijzen

De DB wijst het dossier toe aan een interne behandelaar (IB). De IB kan ook toegewezen worden tijdens het aanmaken van het dossier, dan moet deze later niet worden toegevoegd in een aparte stap. Het dossier krijgt nu de status "Eerste invulling", en is nog steeds enkel editeerbaar door de brandweer. Indien je deze later wilt toevoegen kan dit altijd in het dossierlijstscherm met volgenede knop:

Vooraleer de knop klikbaar is moet je één of meerdere dossiers selecteren uit de lijst.
Het kan ook zijn dat je geen toegang hebt tot deze knoppen omdat jouw account niet over de juiste rechten beschikt.

Exploitant uitnodigen

De IB (interne behandelaar) nodigt de exploitant uit. Het dossier blijft in de status "Eerste invulling", maar de editor wordt "INV". Dit wil zeggen dat de uitnodiging nog niet aanvaard of geweigerd is. Het dossier kan nu niet meer bewerkt worden door de brandweer, de brandweer kan echter wel op elk moment het dossier terug bij zich nemen. Dit indien een exploitant niet reageert op zijn uitnodiging. Wanneer de exploitant het dossier aanvaard dan verandert de editor naar "EX", en wordt de geregistreerde exploitant getoond in het dossier overzicht. Vanaf nu kan de exploitant wijzigingen aanbrengen aan het dossier.

Je kan een exploitant uitnodigen door het dossier te openen, en naar de tab 'Exploitant' te gaan.

Nu opent zich het exploitant scherm: Hier vul je dan de naam van de exploitant in (in het aan veld).
Het telefoonnummer (optioneel).
Vink je "E-mail verzenden" aan, en vul je het emailadres in in het veld E-mail.
Hierna is de knop "Bewaren en uitnodiging verzenden" klikbaar, indien je hier op klikt zal er een uitnodiging worden verstuurd naar het ingevulde emailadres. Het dossier zal hierna de status "Eerste invulling" hebben, en de editor zal dan "INV" als waarde hebben. Totdat de exploitant de uitnodiging aanvaard zal het dossier deze editor waarde hebben, na de acceptatie zal dit wijzigen naar "EX", wat een afkorting is voor exploitant.

Indienen

Als de exploitant klaar is dient hij het dossier in. Het dossier krijgt nu de status "ingediend" en kan terug bewerkt worden door de brandweer. De exploitant kan ondertussen niets meer wijzigen aan het dossier.
De IB Krijgt hier een bericht van en dient het dossier na te kijken.

Mogelijkheden na indienen van exploitant

Door op het pijltje naar beneden te klikken achter "Indiening weigerern" zie je al de mogelijke opties die jij hebt, deze kunnen verschillen afhabkelijk van jouw account, rechten en welke rol jij hebt voor dit dossier.

indiening weigeren

Als het dossier niet in orde is dan kan de IB de indiening weigeren. Het dossier krijgt nu de status "Correcties nodig" en is terug bij de exploitant om te bewerken. De IB kan indien nodig instructies of opmerkingen mee sturen bij de weigering, om zo de exploitant duidelijk te maken wat er beter of toegevoegd moet worden. De exploitant wordt hiervan verwittigd. Als de exploitant klaar is volgt er weer een indiening en is het opieuw aan de IB om het dossier na te kijken.

Goedkeuren

Als het ingediende dossier in orde is dan kan de IB het dossier goedkeuren. Het dossier krijgt nu de status "Interne goedkeuring" en kan enkel nog door de DB bewerkt worden. De DB krijgt hier een bericht van en moet het dossier nakijken.

Interne goedkeuring weigeren

Als het dossier niet in orde is dan kan de DB de interne goedkeuring weigeren. Het dossier krijgt nu de status "Correcties nodig" en is terug bij de IB om te bewerken of terug te sturen naar de exploitant. De exploitant wordt hiervan eventueel verwittigd. Als de exploitant klaar is volgt er weer een indiening.

Interne goedkeuring goedkeuren

Nu wordt het dossier finaal goedgekeurd en gepubliceerd naar de gekoppelde systemen (Tablets, Kaarten, Dispatching software, ...) Het dossier heeft nu de status "Afgewerkt" en kan door niemand bewerkt worden. Na de ingestelde tijd wordt het dossier automatisch terug geopend om na te kijken. De DB kan het dossier ook zelf terug openen om te bewerken.

Indien de DB en IB dezelfde persoon is dan gebeurt de goedkeuring in 1 stap en wordt de "Interne goedkeuring" overgeslagen.