Workflow : Contrôle du dossier

Quand un dossier passe-t-il au statut "Contrôle" ?

Le contrôle du dossier commence lorsque la période de contrôle définie lors de la création du dossier est dépassée (par défaut, cette période est d'un an), ou lorsque le traiteur de dossier ouvre manuellement le dossier.

Dépassement de la période de contrôle

Si la période de contrôle est dépassée, selon les paramètres de la zone, le dossier reviendra soit au gestionnaire de dossier, soit au traiteur de dossier. Celui-ci devra ensuite le renvoyer à l'exploitant pour vérification. L'exploitant effectuera les modifications si nécessaire, et renverra le dossier, après quoi le processus d'approbation pour les pompiers recommencera.

Contrôle par l'exploitant

Si souhaité, une option peut également être activée pour envoyer automatiquement le dossier à l'exploitant lorsque la période est dépassée. Si l'exploitant ne modifie pas le dossier, il sera automatiquement approuvé. Ensuite, un e-mail sera envoyé au gestionnaire de dossier pour l'informer que le dossier a été automatiquement approuvé parce qu'aucune modification n'a été apportée par l'exploitant.

Avec les anciens dossiers (avant 2024), cette option peut ne pas fonctionner car aucune activité de l'exploitant n'a été enregistrée à l'époque. Cela n'est fait que depuis la mise à jour de 2024. Ces dossiers devront donc encore être approuvés manuellement une dernière fois avant que cette option puisse fonctionner.

Démarrer un contrôle manuel

Si le gestionnaire de dossier ouvre manuellement le dossier, il sera toujours envoyé soit au gestionnaire de dossier, soit au traiteur de dossier (selon les paramètres de la zone) pour vérification.

Période de contrôle

La période de contrôle des dossiers existants peut toujours être modifiée dans l'onglet "Propriétés" du dossier.