Workflow : Nouveau dossier

Créer un dossier

La DB crée un nouveau dossier.
Le dossier a maintenant le statut "Nouveau" et est modifiable par les pompiers.

Attribution d'un gestionnaire interne

La DB attribue le dossier à un gestionnaire interne (GI). Le GI peut également être attribué lors de la création du dossier, auquel cas cette étape supplémentaire n'est pas nécessaire par la suite.
Le dossier obtient maintenant le statut "Première saisie" et reste modifiable uniquement par les pompiers.
Si vous souhaitez l'ajouter plus tard, cela peut toujours être fait dans l'écran de la liste des dossiers avec le bouton suivant :

Avant que le bouton ne soit cliquable, vous devez sélectionner un ou plusieurs dossiers dans la liste.
Il est également possible que vous n'ayez pas accès à ces boutons si votre compte ne dispose pas des autorisations nécessaires.

Invitation de l'exploitant

Le GI (gestionnaire interne) invite l'exploitant.
Le dossier reste au statut "Première saisie", mais l'éditeur devient "INV". Cela signifie que l'invitation n'a pas encore été acceptée ou refusée.
Le dossier ne peut plus être modifié par les pompiers, mais ils peuvent à tout moment le reprendre si l'exploitant ne répond pas à l'invitation.
Lorsque l'exploitant accepte le dossier, l'éditeur passe à "EX", et l'exploitant enregistré apparaît dans l'aperçu du dossier. À partir de ce moment, l'exploitant peut apporter des modifications au dossier.

Vous pouvez inviter un exploitant en ouvrant le dossier et en allant dans l'onglet "Exploitant".

L'écran d'invitation de l'exploitant s'ouvre alors :

Remplissez ici le nom de l'exploitant (dans le champ "À").

Le numéro de téléphone (optionnel).

Cochez "Envoyer un e-mail" et entrez l'adresse e-mail dans le champ prévu à cet effet.

Ensuite, le bouton "Enregistrer et envoyer l'invitation" devient cliquable. En cliquant dessus, une invitation sera envoyée à l'adresse e-mail indiquée.
Le dossier conservera le statut "Première saisie" et l'éditeur aura la valeur "INV".
Jusqu'à ce que l'exploitant accepte l'invitation, le dossier gardera cette valeur d'éditeur. Une fois accepté, il passera à "EX", abréviation de "Exploitant".

Soumission

Lorsque l'exploitant a terminé, il soumet le dossier.
Le dossier passe alors au statut "Soumis" et peut à nouveau être modifié par les pompiers. L'exploitant ne peut plus apporter de modifications.

Le GI en est informé et doit examiner le dossier.

Options après la soumission par l'exploitant

En cliquant sur la flèche vers le bas derrière "Refuser la soumission", vous verrez toutes les options disponibles. Celles-ci peuvent varier en fonction de votre compte, de vos droits et de votre rôle dans ce dossier.

Refuser la soumission

Si le dossier n'est pas conforme, le GI peut refuser la soumission.
Le dossier obtient alors le statut "Corrections nécessaires" et est renvoyé à l'exploitant pour modification.
Le GI peut, si nécessaire, envoyer des instructions ou des commentaires avec le refus afin d'indiquer clairement à l'exploitant ce qui doit être amélioré ou ajouté.
L'exploitant en est informé.
Lorsque l'exploitant a terminé, il soumet à nouveau le dossier et c'est au GI de le vérifier à nouveau.

Validation

Si le dossier soumis est conforme, le GI peut l'approuver.
Le dossier passe alors au statut "Approbation interne" et ne peut plus être modifié que par la DB.
La DB en est informée et doit examiner le dossier.

Refus de l'approbation interne

Si le dossier n'est pas conforme, la DB peut refuser l'approbation interne.
Le dossier passe alors au statut "Corrections nécessaires" et est renvoyé au GI pour modification ou pour être retourné à l'exploitant.
L'exploitant en est éventuellement informé.
Lorsque l'exploitant a terminé, une nouvelle soumission suit.

Validation de l'approbation interne

Le dossier est maintenant définitivement approuvé et publié dans les systèmes connectés (tablettes, cartes, logiciels de dispatching, ...).
Le dossier a désormais le statut "Finalisé" et ne peut plus être modifié par personne.
Après la période définie, le dossier sera automatiquement rouvert pour vérification.
La DB peut également rouvrir le dossier elle-même pour modification.

Si la DB et le GI sont la même personne, l'approbation se fait en une seule étape et l'étape 'Approbation interne' est ignorée.